Ordini di Lavoro@Web

Il modulo consente la gestione dei flussi di assegnazione di attività sia a risorse interne che a fornitori esterni con varie configurazioni di processo.

I processi sono tutti implementati tramite il motore di WorkFlow e quindi sono personalizzabili per la specifica organizzazione e per singolo caso applicativo. Nonchè risulteranno facilmente modificabili nel tempo ed adeguabili ai cambi organizzativi o contrattuali.

I processi si possono dividere tra:

  • Ordini di Lavoro: destinati a risorse interne o fornitori già in possesso di base contrattuale
  • Ordini di Acquisto: per fornitori con i quali va definita preliminarmente la base contrattuale (richiesta preventivo e/o emissione RDA)

Gli Ordini di Lavoro vengono ripartiti in 3 macro-fasi:

  • Emissione
  • Esecuzione
  • Rendicontazione

Per ogni macro-fase è possibile disegnare uno o più processi.

Emissione ordini e richieste di acquisto

Il sistema consente di emettere gli Ordini di Lavoro o le Proposte di Ordine (richieste di offerte a fornitori) sia per attività programmate in prossima scadenza che per attività su richiesta (guasto o altro).

Nel caso delle attività programmate gli ODL possono essere emessi anche automaticamente se pre-assegnati ad un fornitore o ad una risorsa.

Nel caso di assegnazione ad una risorsa interna, il sistema consente di verificare la disponibilità dell’assegnatario, o la compatibilità del nuovo incarico rispetto a quelli già assegnati, attraverso l’uso di una Timeline della risorsa.

Nell’ordine emesso, inoltre, potranno essere allegate e recuperate in automatico tutte le informazioni utili recuperate dalle procedure di intervento (documentazione tecnica, ricambi, cecklist, ecc.) o dalla richiesta pervenuta.

Principali funzionalità:

  • Possibilità di vedere l’elenco delle attività da assegnare in base ai Piani di Manutenzione ed alle segnalazioni di Guasti e Chiamate tenendo conto del preavviso impostato.
  • Possibilità di generare automaticamente ODL sulla base dei Piani di Intervento o dei Guasti segnalati e generazione di email automatiche.
  • Possibilità di riassegnare gli ODL non ancora svolti e di modificare le date di intervento previste.
  • Possibilità di visualizzare Calendario degli interventi per Squadra di manutentori, singolo Manutentore o Manutentore esterno.
  • Possibilità di verificare gli ODL sui layout impiantistici o di Reparto e di includere parti del layout nella stampa dell’ODL.
  • Possibilità di verificare l’Elenco dei Ricambi in magazzino per l’esecuzione degli ODL
  • Possibilità di stampare i singoli ODL con le relative Check-list da compilare a cura del manutentore
  • Accesso e visualizzazione semplificata per il manutentore via WEB, Tablet o SmartPhone per la consultazione dei propri ODL
  • Possibilità di stampare il proprio Calendario dei ODL
  • Possibilità di consultare i layout aziendali sui quali effettuare l’intervento
  • Possibilità di consultare le Schede tecniche o le Documentazioni tecniche allegate ai singoli Apparati

Nel caso di assegnazione di attività a fornitori in assenza di un contratto in essere per lo specifica attività è possibile emettere una Richiesta di acquisto che consentirà di acquisire in via preliminare il preventivo del fornitore per la specifica attività.

Il preventivo può far riferimento ad un contratto generale e ad uno specifico listino ma consentirà di perfezionare una base contrattuale per lo specifico intervento.

Il processo di WorkFlow disegnato consentirà di valutare l’offerta ricevuta ed eventualmente di trasformarla in Ordine.

Monitoraggio

In fase di esecuzione gli Ordini emessi indipendentemente dal processo di emissione possono essere monitorati rispetto alle seguenti fasi:

  • Presa in carico dell’esecutore
  • Data di programmazione dello svolgimento
  • Inizio dell’esecuzione
  • Fine dell’intervento
  • Compilazione delle check-list (se previste)
  • Sottoscrizione del referente per il committente

Le fasi sopraelencate sono definite nel processo di WorkFlow e quindi possono essere previste o meno o strutturate in modo diverso.

La fase di monitoraggio si conclude con una certificazione (o semplice comunicazione) dell’avvenuto intervento.

Il sistema inoltre registra il tempo intercorso tra la presa in carico dell’Ordine, l’inizio dell’attività e la conclusione fino a risoluzione del problema per verificare la rispondenza alle SLA previste contrattualmente.

Il sistema offre varie possibilità per compilare i Rapporti di Lavoro anche in un momento differito rispetto all’intervento, purchè l’intervento risulti concluso.

Ogni Ordine deve essere chiuso da un Rapporto di lavoro, ma in alcuni casi è possibile la compilazione di Rapporti di lavoro anche in assenza di un Ordine.

E’ possibile compilare i Rapporti di intervento direttamente dal modulo Web dedicato agli operatori o in alternativa si può utilizzare direttamente un Tablet o uno SmartPhone.

Nel Rapporto di lavoro sono previste tutte le informazioni utili alla rendicontazione amministrativa, ad aggiornare lo stato degli oggetti su cui si è intervenuti.

Per poter consentire un facile controllo delle attività programmate è necessario collegare i codici di attività svolti ai codici degli oggetti su cui si è intervenuti.

Per agevolare tale operazione è possibile anche utilizzare lettori di Tag fissi come codici a barre o RFID.

E’ possibile inoltre integrare informazioni sulle parti sostituite, tempo impiegato, eventuali segnalazioni di successivi interventi da programmare, ecc.

Possono essere previsti vari modelli di Rapporto in base all’impianto contrattuale di riferimento: Time&Material, A corpo, a Listino, ecc.

Il sistema è dotato di APP che ne consente l’utilizzo direttamente sul campo.

Dotato di un visualizzatore di planimetrie e schemi impiantistici, si integra con tutti i sensori a bordo del dispositivo. E mette a disposizione degli operatori vari funzionalità di seguito descritte.

Ordini di lavoro

L’applicazione fornisce all’utente la possibilità di visualizzare i compiti che sono stati assegnati e seguire il loro stato di avanzamento fino a chiusura e rendicontazione.

Gli ordini saranno elencati in base alle priorità stabilite di volta in volta dalla sede centrale e distinguibili per colore assegnato.

Aprendo l’Ordine di lavoro, l’operatore avrà tutte le informazioni necessarie per il suo svolgimento:

  • Tipologia dell’intervento
  • Luogo dell’intervento (con navigatore GPS)
  • Descrizione dell’intervento
  • Procedura da seguire
  • Dati sull’apparato
  • Referenti
  • Parti di ricambio
  • Check-list da compilare

All’operatore verranno trasmessi tutti i recapiti dei soggetti referenti con la possibilità di entrare in contatto, tramite chiamata o email, digitando sopra il simbolo di riferimento.

Sarà inoltre in grado di consultare documenti contenenti procedure operative o specifiche tecniche utili all’esecuzione dell’incarico.

Infine l’ordine di lavoro potrà essere integrato da una Check-list personalizzabile direttamente dallo strumento mobile. La check-list sarà immediatamente visibile dalla Sede centrale e conterrà:

Una sequenza di attività e controlli effettuabili dall’operatore

Valori da misurare/reperire ed inserire da parte dell’operatore

Rapporti di lavoro

L’applicazione consente di rendicontare l’esecuzione di un’attività che non era oggetto di Ordine da parte della Sede Centrale.

L’operatore potrà indicare:

  • Luogo e orario dell’attività
  • Tipologia dell’attività svolta
  • Codice apparato/utente su cui si è intervenuto
  • Orario di lavoro
  • Eventuali ricambi utilizzati

Segnalazioni

La funzione Segnala Posizione registra automaticamente il codice dell’operatore, la Data, l’orario e la posizione trasmettendoli alla Sede Centrale.

L’applicazione, dunque, permette di:

  • Segnalare la propria posizione alla sede centrale per essere coordinato su nuove attività
  • Segnalare eventuali guasti e pericoli integrando con note e fotografie

Versione attuale: 6.2 Architettura a 3 livelli che risponde ai requisiti richiesti dalle principali tipologie di infrastrutture IT Integrazione con vari progetti a codice aperto di rilievo nella comunità Web. Utilizzo di protocolli standard con gestione nativa delle geometrie in ambiente database secondo standard OGC Livello dati: nel database vengono immagazzinati tutti i dati (alfanumerici, geografici e documentali). La tecnologia dell’ambiente RDBMS può essere scelta tra le soluzioni commerciali (Oracle, MS SQLServer) o Open Source (PostgreSQL). Nelle soluzioni di data integration, possono essere acquisiti dati provenienti da database esterni accessibili via JDBC, da file in formati sia alfanumerici che geografici o acquisiti per mezzo di web services

La soluzione descritta viene dispiegata sia in modalità CLOUD che su infrastruttura del cliente. La configurazione di base viene facilmente adeguata ad ogni necessità e modello organizzativo, essendo realizzata attraverso l’ambiente di configurazione applicativa [email protected]

Adeguamento della soluzione agli standard di modello organizzativo del Cliente

Integrazione da e verso altre applicazioni in uso

Sono state eseguite numerose esperienze gestionali per Enti Pubblici e Aziende di respiro nazionale ed internazionale